承認ワークフローを運用する（管理員の役割）

前提

承認ワークフローは、変更管理と成果物で使えます。機能スイッチの「変更管理」「成果物」が、オンのプロジェクトで使えます。

承認の依頼は、参加者以上の権限がある会員が、詳細画面の「承認」欄から行います（操作は「承認を依頼する・承認する」を参照）。管理員向けの専用の設定画面はありません。承認者の順番は、依頼のたびに、依頼する人が決めます。この記事は、管理員が事前に整えておくことと、止まったときの対処を説明します。

決まり	内容
承認者の人数	1依頼につき、1〜5人。順番に回ります
承認者になれる人	そのプロジェクトの会員（会員権限に登録されている人）。依頼者本人は、承認者にできません
流れ	1人目が承認すると、2人目に回ります。全員が承認すると、承認が完了します。途中で1人でも却下すると、そこで終わります（却下には理由が必要です）
同時に進められる依頼	1つのタスクにつき1つだけ。終わった依頼は、履歴として残ります

「完了」のステータスの進捗率を100にする: 「設定・マスター」→「ステータス」の「変更」「成果物」のタブで、完了に当たるステータスの進捗率を100にします。承認の完了制限は、進捗率100のステータスを基準に働きます（下の「完了にできない制限」）。
承認者になる人を、会員として登録しておく: 「会員権限」で、承認者にしたい人が、プロジェクトに入っているかを確かめます。承認者に選べるのは、プロジェクトの会員だけです。
運用のルールを決める: 「どんな成果物・変更に、誰の承認を何番目に取るか」を、プロジェクトのルールとして決めて、メンバーに周知します（システムには、承認者の組み合わせを固定する機能はありません）。

TODOなどの「承認者」の欄とは別のものです TODO・課題・リスク・不具合などの編集画面にある「承認者」は、完了報告を確認する人を1人記録するだけの項目で、承認の依頼は発生しません。順番と状態を記録して承認を回すのは、変更管理・成果物の「承認」欄だけです。

場面	反映されるもの
変更管理で、全員が承認した	判定結果が「承認」になり、承認日が記録されます
変更管理で、誰かが却下した	判定結果が「却下」になり、却下の理由が記録されます
成果物	判定結果の項目はなく、「承認」欄の履歴と、通知で結果が伝わります
通知	承認の順番が来た人に依頼の通知、結果が出たときは依頼者に通知が届きます
PgMの判断待ち	成果物の承認待ちも、PgMダッシュボードの「判断待ち」に数えられます

変更管理と成果物では、承認の状態によって、ステータスを「完了」（進捗率100）にできません。

この制限は、会員画面の編集・一覧のインライン編集・カンバン・管理画面の編集のすべてに、同じように効きます。完了以外のステータスへの変更は、止めません。タスクの編集画面と、詳細画面の「承認」欄にも、注意書きが出ます。

「承認を依頼した」とたん、完了にできなくなります 依頼する前の「承認」欄にも、「依頼すると完了にできなくなる」旨の案内が出ます。管理員が、「完了にできない」という問い合わせを受けたときは、まず、そのタスクの承認の状態を確かめてください。

承認者が、退職・異動・長期の不在などで、順番が止まったときは、依頼した本人か、プロジェクトの管理員が、次の操作をできます。

操作	内容	できる人
「依頼を取り下げる」	進行中の依頼を、まるごと取り下げます。待っていた承認者の順番は、すべて飛ばされます。取り下げたあとは、完了にできます。必要なら、承認者を選び直して、もう一度依頼します	依頼した本人、プロジェクトの管理員（サービス運営者も可）
承認者を外す	承認者を1人だけ、依頼から外します。各承認者の行の「この承認者を外す」を押します	依頼した本人、プロジェクトの管理員（サービス運営者も可）

承認を決めた（承認・却下した）承認者と、すでに外した承認者は、外せません。外したあとの流れは、次のとおりです。

外した人	その後
いま順番が来ている人	次の承認者に、順番が回ります
順番待ちの人	いまの順番はそのままです。その人は飛ばされます
残りの承認者がいなくなった（承認済みの人がいる）	承認が完了します（変更管理は、判定結果が「承認」になります）
残りの承認者がいなくなった（誰も承認していない）	依頼ごと取り下げになります。承認は完了しません

承認を、管理員が代わりに決めることはできません 承認・却下ができるのは、いま順番が来ている承認者本人だけです。管理員でも、代わりに承認はできません。代わりの人に承認してほしいときは、承認者を外して、その人を承認者に入れた依頼を、あらためて出してもらってください。

外す前に確認してください 最後の1人を外して、承認が完了する場合があります（先に承認していた人がいるとき）。「まだ承認されていないのに、承認済みになった」と受け取られないよう、承認者の外し方は、関係者に伝えてから行ってください。