システム活用法
保存した絞り込みでチームの定番ビューを作る
この記事でわかること
毎回、同じ条件で絞り込んでいませんか。「自分の担当で、期限が近いもの」「致命的・重大の不具合だけ」。こうした条件に名前を付けて保存しておけば、ワンクリックで呼び出せます。プロジェクトで共有すれば、チームの「定番ビュー」にもなります。この記事では、保存のしかたと、定番ビューの作り方を紹介します。
対象は、TODO・課題・リスク・不具合・変更管理・成果物・定例作業の一覧です（WBSの一覧には、この機能はありません）。種類ごとに、別々に保存されます。閲覧のみの権限でも、自分用は保存できます。共有は、参加者以上です。
保存されるもの
| 保存されるもの | 例 |
|---|---|
| 上のタグ（見たい状態） | すべて、私の担当、新規、期限接近、遅延、完了 など |
| キーワード | 「帳票」 |
| 列フィルター | ヘッダー行の下に入れた、列ごとの絞り込み |
| 担当者・主管チーム・カテゴリの絞り込み | ダッシュボードのリンクなどから開いたときの条件 |
| 並び順 | 予定完了日の昇順 など |
| 表示形式 | リスト／ボード、ボードの列の軸 |
保存のしかた
- 一覧で、保存したい条件に絞り込みます。
- 検索欄の近くにある「保存した絞り込み」を押します。
- 下の「いまの絞り込みを保存」に、名前（100字まで）を入れます。
- プロジェクトで共有するときは、「プロジェクトで共有する」にチェックを入れます。
- 「保存」を押します。
同じ名前で保存すると、上書きされます。条件を直したいときは、同じ名前で保存し直します。保存できるのは、1人あたり、1つの種類で30件までです。
呼び出しと削除
- 「保存した絞り込み」を押して、一覧から名前を選ぶと、その条件で一覧が開きます。
- 共有されているものには、「共有」の印が付きます。印にカーソルを合わせると、保存した人の名前が出ます。
- 削除できるのは、保存した本人と、プロジェクト管理員です。
定番ビューの例
| 名前の例 | 種類 | 条件 | 使う場面 |
|---|---|---|---|
| 【定例】期限切れ | 課題 | タグ「遅延」、予定完了日の昇順 | 週次定例会の最初に開く |
| 【定例】致命的・重大 | 不具合 | 重要度の列フィルター、未解決のタグ | 品質の確認 |
| 【朝会】私の担当（ボード） | TODO | タグ「私の担当」、表示形式「ボード」 | 朝会で、自分の分を宣言する |
| 【確認待ち】再テスト | 不具合 | ステータスの列フィルターで「再テスト中」 | 確認の担当者が、毎日開く |
| 【PM】判定待ちの変更 | 変更管理 | ステータス「判定待ち」 | 変更の判定会議の前 |
| 【設計】未完了の成果物 | 成果物 | ステージ「設計」の列フィルター | 工程の区切りの確認 |
名前の付け方のルール案
- 先頭に、使う場面を付ける：【定例】【朝会】【PM】のように。名前順に並ぶので、似たものがまとまります。
- 共有するものは、プロジェクトの定番だけ：個人の用途のものは、共有しません。共有が増えると、一覧が使いにくくなります。
- 共有の保存は、管理員か、役割が決まった人が行う：誰でも保存できるので、増え続けないよう、担当者を決めます。
- 定期的に見直す：工程が変わったら、使わない定番を消します。
運用のコツ
- 定例会は、保存した絞り込みで始める：毎回、同じ順番で開けるので、進行が安定します。「定例のアジェンダ」と、保存した絞り込みを対応させ、Wikiに載せておきます。
- 引き継ぎにも使える：「自分の担当」の絞り込みで、付け替えの対象を洗い出せます。
- 条件が増えすぎたら、列フィルターを使う：ヘッダー行の下の列フィルターは、WBS一覧と同じ見た目です。
- 保存した条件は、保存した時点の選択肢が前提：ステータスやカテゴリの名前を変えたときは、保存し直します。
まとめ
保存した絞り込みは、よく見る一覧に、すぐ戻るための近道です。個人用で始め、定番だけを共有する。この使い方で、チームが同じ画面を見て話せるようになります。