システム活用法
期限リマインダーと週次レポートで報告の手間を減らす
この記事でわかること
期限を忘れる、報告の数字を集めるのに時間がかかる。どちらも、仕組みに任せられます。本システムは、担当者には「期限リマインダー」を、管理員とPgM担当には「週次レポート」を、メールで届けます。この記事では、それぞれの設定と、運用のコツを紹介します。
2つのメールのちがい
| 期限リマインダー | 週次レポート | |
|---|---|---|
| 届く人 | 希望した会員（担当タスクがある人） | プロジェクトの管理員とPgM担当 |
| 届く時刻 | 毎朝（8時30分ごろ） | 毎週月曜の朝（8時ごろ） |
| 内容 | 担当タスクのうち、期限が今日・明日のもの、期限を過ぎているもの | プロジェクトの状態（赤・黄・緑）、数字、近いマイルストーン、重大リスク |
| 初期設定 | オフ（各自がオンにする） | オン（ただし、プロジェクトの機能スイッチがオンのときだけ送られる） |
| どこで設定するか | 各自のプロフィール「メール通知」 | プロジェクトの機能スイッチ「週次レポートメール」＋各自のプロフィール |
期限リマインダーを使う
設定（各自）
- プロフィールを開き、「メール通知」の「期限リマインダー」にチェックを入れて保存します。
- メールアドレスが登録されている必要があります。
届く内容
- 所属するプロジェクトごとに、「期限を過ぎています」「今日が期限」「明日が期限」に分かれて、タスクのタイトルが並びます。
- 1つのプロジェクトの、1つの区分につき、8件まで載ります。
- 該当が1件もない日は、メールは届きません。
- 対象は、未完了・未中止のタスクです。プロジェクトの「ダッシュボード」へのリンクが付きます。
止めたいとき
メール末尾の「配信を止める」のリンクを開くと、ログインしなくても、止められます。プロフィールの「メール通知」でも、いつでも切り替えられます。
週次レポートを使う
設定
- 管理員が、機能スイッチで「週次レポートメール」をオンにします。
- 管理員とPgM担当の各自は、プロフィールの「メール通知」の「週次レポート」を確認します（この欄は、管理員・PgM担当の会員にだけ表示されます。初期状態はオンです）。
届く内容
| 見出し | 内容 |
|---|---|
| プロジェクトの状態 | 赤（要対応）・黄（注意）・緑（問題なし）と、その理由 |
| 数字 | 期限超過のタスク、未解決のリスク（うち重大）、未解決の課題、判断待ち（最長の待ち日数）、予定との差（予定と実績の進捗） |
| 近いマイルストーン | 名称、期日、残り日数、達成の見込み（○△×） |
| 重大リスク | 上位5件のタイトル |
メールの最後に、プロジェクトダッシュボードへのリンクと、配信停止のリンクが付きます。メールの内容は、ダッシュボードの数字と同じです（記事「プロジェクトの状態（赤・黄・緑）の読み方」）。
報告の手間を減らす使い方
| 場面 | 使い方 |
|---|---|
| 月曜の朝 | 週次レポートを開き、赤・黄の理由を確認する。そのまま、週次定例会のアジェンダにする |
| 経営層への月次報告 | 週次レポートの数字と理由を、そのまま報告書のたたき台にする |
| 担当者の朝 | 期限リマインダーで、今日・明日のタスクを確認する。ボードやリストで、ステータスを更新する |
| 期限切れが続く担当者 | 期限を直して、コメントに「新しい期限と理由」を書く。リマインダーが止まらないのは、期限が過ぎたままだから |
運用のコツ
- 期限リマインダーは、全員にすすめる：オンにするかは、本人が決めます。チームの「使い方ルール」に、設定方法を書いておくと、浸透します。
- 期限を空にしない：期限が空のタスクは、リマインダーの対象になりません。マイダッシュボードに、「期限が設定されていないタスク」の警告が出ます。
- 週次レポートは、複数人で受ける：管理員とPgM担当が、それぞれ受け取れます。不在の週も、誰かが見られます。
- メールが届かないとき：プロフィールのメールアドレス、迷惑メールフォルダ、通知の設定（チェック）を確認します。
- メールだけに頼らない：Slack・Teamsへの「毎朝のまとめ」と併用できます（記事「Slack・Teamsに通知を流して見落としを減らす」）。
まとめ
期限リマインダーは「忘れない」ために、週次レポートは「集めない」ために使います。設定は、各自のプロフィールと、管理員の機能スイッチだけです。毎朝・毎週のメールを、行動のきっかけにしてください。