システム活用法
プロジェクトテンプレートで立ち上げを速くする
この記事でわかること
新しいプロジェクトを作ったあと、使う機能を選び、ステータスを決め、最初のWBSを作る。立ち上げの作業は、毎回、似ています。本システムは、プロジェクトを作るときに、テンプレートを選べます。使う機能、ステータス、サンプルのWBSとTODOが、最初から入ります。この記事では、テンプレートの選び方と、作ったあとの手直しを紹介します。
テンプレートを選べるのは、「新しいプロジェクトを作成」の画面だけです。作ったあとから、テンプレートを当てはめ直すことはできません（機能スイッチやステータスは、あとから自由に変えられます）。作った人が、そのプロジェクトの管理員になります。
4つのテンプレート
| テンプレート | 向いているプロジェクト | オンになる機能 | サンプル |
|---|---|---|---|
| 一般的なプロジェクト管理（初期選択） | 標準的な進め方の、プロジェクト全般 | WBS、TODO、課題、リスク、変更管理、成果物、Wiki、ファイル管理、メッセージ、会員一覧、タイムシート | 立ち上げ→計画→実行→完了の4つの計画行と、その配下の作業 |
| ソフトウェア開発 | 要件定義からリリースまで進める開発 | 上に加えて、不具合管理 | 要件定義→設計→実装→テスト→リリースの5つの計画行と、配下の作業。不具合のステータスも入る |
| 小さなチーム・グループ | まず気軽に使い始めたいチーム | TODO、Wiki、ファイル管理、メッセージ、コミュニティ、会員一覧 | 最初のTODOだけ。WBSはなし |
| 空のプロジェクト | 何もかも、自分で決めたいとき | 何もオンになりません | なし |
入るステータス
| 種別 | ステータス（進捗率） |
|---|---|
| WBS、TODO、課題、変更管理、成果物 | 未着手（0）、対応中（50）、完了（100）、中止（-2） |
| リスク | 監視中（0）、対応中（50）、解決（100）、中止（-2） |
| 不具合管理（ソフトウェア開発のみ） | 新規（0）、修正中（50）、確認待ち（80）、完了（100）、対応しない（-2） |
これは、簡易な構成です。運用に合わせて、管理画面の「ステータス」で、「確認待ち」「レビュー中」などを足せます（記事「ステータス設計のお作法」）。
最初から入るもの
- サンプルのWBS：計画行（親項目）と、その配下の作業。日付は、プロジェクトを作った日からの日数で入ります。担当者は、作った人です。
- 最初のTODO3件：「メンバーを招待する」（3日後）、「「機能スイッチ」で、使う機能を確認する」（5日後）、「最初のタスクを自分で追加してみる」（7日後）。担当は、作った人です。
作ったあとにやる手直し
| 順番 | やること | 場所 |
|---|---|---|
| 1 | オンの機能を、確認する | 管理画面の「機能スイッチ」。足りない機能をオンに、不要な機能をオフにする（記事「機能スイッチの選び方」） |
| 2 | ステータスを、自分たちの運用に合わせる | 管理画面の「ステータス」 |
| 3 | サンプルのWBSを、実際の計画に直す | WBS。日付、期間、担当者、作業名を直し、不要な行を削除する |
| 4 | 休日を登録する | 管理画面の「休日マスター」。「日本の祝日を読み込む」 |
| 5 | 分類・ステージ、体制（グループ）を決める | 管理画面の「管理カテゴリ」「ステージ」「組織階層」 |
| 6 | メンバーを招待する | 管理画面の「会員権限」（設定を終えてから招待する） |
| 7 | 最初のTODOを、実行・完了する | マイダッシュボード、TODO |
サンプルのWBSは、そのまま使うものではありません。日付は、作成日を基準にした、仮のものです。実際の計画に合わせて、必ず直してください。直したら、スケジュール計算を開いて確認し、ベースラインを保存します。
選び方の目安
| こんなとき | 選ぶテンプレート |
|---|---|
| 期限・成果物・変更の管理が必要な、通常のプロジェクト | 一般的なプロジェクト管理 |
| テストと不具合の管理が必要な、システム開発 | ソフトウェア開発 |
| 10人以下のチームで、まずTODOと情報共有から始めたい | 小さなチーム・グループ |
| すでに運用ルールがあり、機能を自分で選びたい | 空のプロジェクト |
迷ったら、「一般的なプロジェクト管理」を選び、使わない機能を、あとでオフにします。機能をオンにするより、オフにするほうが、迷いません。
運用のコツ
- 自社の標準を、手直し後の状態で記録する：直したステータス、機能スイッチ、ルールページ（Wiki）の構成を、メモに残しておくと、次のプロジェクトで、同じ設定をすぐに再現できます。
- 無料プランで始められる：プロジェクトの作成時は、無料プランで始まります。会員数・容量の上限は、プランで決まります。
- 最初のTODOを、チームの「最初の課題」にする：サンプルのTODOを使って、起票、ステータス更新、コメントの流れを、全員で一度試します。
まとめ
テンプレートは、立ち上げの「ひな形」です。プロジェクトの性質に近いものを選び、作ったら、機能スイッチ・ステータス・サンプルWBSを、自分たちの形に直す。この順番で、最初の1日が、大きく短くなります。