システム活用法
カスタム項目で自社の管理項目を足す
この記事でわかること
標準の項目だけでは、「顧客名」「契約番号」「影響金額」など、自社で管理したい項目が足りないことがあります。本システムのカスタム項目は、管理員が、TODO・課題・不具合などの起票・編集画面に、入力項目を足せる機能です。この記事では、足してよい項目の見分け方と、設計のコツを紹介します。
設定は、プロジェクト管理員が、管理画面の「カスタム項目」で行います。追加した項目は、会員向けの起票・編集画面に入力欄として出て、詳細画面にも表示されます。
設定できること
| 設定 | 内容 |
|---|---|
| 対象 | どの種別の画面に出すか（TODO、課題、リスク、不具合管理、変更管理、成果物、定例作業）。作ったあとは変えられません。WBSは対象外です |
| 項目名 | 画面に出る名前（100字まで） |
| 入力の種類 | テキスト（500字まで）、数値、日付、選択（プルダウン）。作ったあとは変えられません |
| 選択肢 | 選択（プルダウン）のとき。入力して、Enterで追加 |
| 必須にする | オンにすると、入力しないと保存できない |
| 表示順 | 0〜999。小さい順に並ぶ |
1つの種別に作れるのは、10項目までです。項目を削除すると、入力済みの値も、すべて消えます。
足してよい項目・足さない項目
| 足してよい | 足さない（標準の機能で足りる） |
|---|---|
| 顧客名、契約番号、発注番号など、外部の管理番号 | 担当者、期限、ステータス → 標準の項目を使う |
| 影響金額、見積金額（数値） | 工数 → 計画人日を使う |
| 発生工程、対象システムなど、自社の分類（選択） | 大きな分類 → ステージ・カテゴリのマスターを使う |
| 回答期限、納品予定日など、標準の期限とは別の日付 | 重要度・優先度・原因区分 → 不具合管理に標準である |
| 顧客の要望の出どころなど、短いメモ（テキスト） | 長い説明 → 内容の欄や、コメントに書く |
設計の手順
- なぜ必要かを書く：その項目を、誰が、いつ、何のために見るのか。「あとで集計する」だけでは、足しません。
- 入力の種類を決める：集計や比較をするなら、テキストではなく、選択か数値にします。自由なテキストは、表記がゆれます。
- 選択肢を決める：5〜8個に絞ります。「その他」を入れておくと、選べないときに止まりません。
- 必須にするか決める：必須にするのは、本当に必要な項目だけです。必須が多いと、起票が億劫になり、記録が減ります。
- 表示順を決める：重要なものを上に（小さい数字）。
- 周知する：ニュースやWikiで、「この項目は、こう入れる」を伝えます。
運用の例
| プロジェクト | 対象 | 項目名（種類） |
|---|---|---|
| 受託開発 | 課題 | 顧客の窓口（テキスト）、顧客への回答期限（日付） |
| 受託開発 | 変更管理 | 見積金額（数値）、顧客の承認の有無（選択：未／済） |
| ソフトウェア開発 | 不具合管理 | 対象のモジュール（選択）、リリース判定への影響（選択：なし／あり） |
| 社内の改善 | TODO | 対象の部署（選択） |
やってはいけないこと・注意
- 入力の種類は、あとから変えられません：入力済みの値が合わなくなるためです。迷ったら、小さく作り、試してから広げます。
- 選択肢の名前を、あとから変えない：入力済みの値と、ずれることがあります。名前を変えるのではなく、新しい選択肢を足します。
- 削除は慎重に：入力済みの値が、すべて消えます。
- 個人情報や機微な情報を、足さない：パスワード、マイナンバー、口座番号などは、入力させません。
- プロジェクト作成時のテンプレートには、含まれません：新しいプロジェクトでは、設定し直します。
まとめ
カスタム項目は、標準の項目では足りない部分を、補うための仕組みです。足す理由を決め、種類は選択か数値を優先し、必須は最小限にする。1つの種別に、10項目までという上限も、足しすぎないための歯止めになります。