システム活用法
AI要約を週次報告の下書きに使う
この記事でわかること
週次の報告は、数字は集まっているのに、「文章にする」のに時間がかかります。本システムのAI要約は、プロジェクトの状況を、AIが短い文章にまとめます。この記事では、AI要約を「下書き」として使い、報告の時間を減らす方法と、気をつけることを紹介します。
使える条件
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| 機能スイッチ | プロジェクトの機能スイッチで、「AI要約（進捗の文章での要約）」がオン |
| プラン | 有料プランのプロジェクト |
| サービス側の設定 | サービス側で、AIの利用の設定が済んでいること。使えないときは、画面に案内が出ます（設定は運営の管轄です） |
| 使える人 | プロジェクト管理員 |
| 回数 | 1つのプロジェクトが1か月に作れる回数に、上限があります。画面に「今月あと◯回（月◯回まで）」と出ます。失敗したときは、数えません |
使い方
- メニューの「ダッシュボード」を開き、管理員向けの「プロジェクトダッシュボード」のタブを選びます。
- 「AI要約」の欄の「要約を作る」を押します（すでにあるときは「作り直す」）。
- 確認の表示が出ます。内容を読み、よければ進みます。外部のAIサービス（Anthropic社）に、状況のデータが送られます。
- しばらく待つと、文章が出ます。作成した日時と、作成した人の名前が付きます。
表示されるのは、直近の1件です。「作り直す」と、新しい要約に置き換わります。
どんな文章ができるか
次の3つの見出しで、まとめられます。
| 見出し | 内容 |
|---|---|
| 全体の状況 | 2〜3文 |
| 注意が必要な点 | 箇条書き（最大5つ） |
| 今週やるとよいこと | 箇条書き（最大3つ） |
AIに送られる内容
- 状態（赤・黄・緑）と、その理由
- 進捗（WBS全体の進捗率、予定進捗、実績進捗、予定との差）
- 件数（期限超過、未解決のリスク・課題、判断待ち、最長の判断待ち日数、14日を超えて放置されたもの）
- 重大リスクのタイトル（上位5件）、放置されているもののタイトル（上位5件）
- マイルストーン（名称、期日、残り日数、達成見込み）
- ベースラインとのずれ、工数（予定人日と実績人日）
会員の氏名・メールアドレスは、送られません。ただし、タスクのタイトルは送られます。タイトルに、個人名・顧客名・機密を書かないルールにしておくと、安心です。AIの出力で、システムが何かを実行することはありません（文章が表示されるだけです）。詳しくは、プライバシーポリシーを確認してください。
週次報告の下書きにする流れ（15分）
| 時間 | やること |
|---|---|
| 3分 | 月曜の朝、週次レポートのメール（またはダッシュボード）で、状態と数字を確認する |
| 2分 | 「要約を作る」を押す |
| 5分 | 要約の文章を、数字と見比べる。事実と違う点、足りない点を、チェックする |
| 3分 | 文章を、報告用に書き直す。プロジェクトの事情（顧客との約束、人の事情）を足す |
| 2分 | ニュースやコンテンツ、または報告のメールに載せる |
使うときの注意
AIの文章は、そのまま出さない 画面にも「AIが自動で作った文章です。内容を確認してから使ってください」と表示されます。数字は、必ず、ダッシュボードで確かめます。
- AIは、渡されたデータだけを根拠にします：プロジェクトの背景、顧客との約束、人間関係は、知りません。あなたが足します。
- データが少ないと、薄い文章になります：予定日、計画人日、ステータスが入っていないと、進捗の数字が出ません。普段の入力が、要約の質を決めます。
- 回数に上限があります：「作り直す」を繰り返さず、入力を直してから、1回で作ります。
- 報告の責任は、人にあります：AIが書いたことを、そのまま、顧客や経営層への報告にしない。
まとめ
AI要約は、数字を文章にする手間を減らす、下書きの道具です。作る前に、入力（予定日・計画人日・ステータス）を整え、できた文章を数字で確かめる。この順番を守れば、週次報告の時間を、大きく減らせます。