ステークホルダーへの情報公開の設計

相手に合わせて「粒度」を変える

プロジェクトには、メンバー以外にも多くの関係者（ステークホルダー）がいます。経営層、システムを使う利用部門、協力会社など、それぞれが知りたいことは違います。全員に同じ情報を同じ細かさで見せると、忙しい人ほど読まなくなります。この記事では、本システムで相手に合わせた情報公開を設計する方法を紹介します。

ステークホルダー別の設計例

相手	知りたいこと	届け方	頻度
経営層	予定どおりか、大きなリスクは何か、判断してほしいことは何か	状況報告のコンテンツ（公開範囲を限定したカテゴリ）。下書きにはダッシュボードと週次レポートを使う	月1回
利用部門	いつ何が変わるか、何を準備すればよいか	ニュース、FAQ、操作ガイドのコンテンツ	節目ごと
プロジェクトメンバー	自分の作業と、関係する課題	マイダッシュボード、課題・TODO・WBS・Wiki	毎日
協力会社（ベンダー）	担当範囲の作業と課題	担当範囲の管理機能、共有ファイル	毎日
統括者（複数プロジェクトを見る人）	各プロジェクトの赤・黄・緑と、横断の比較	PgM担当にして、PgMダッシュボードで見てもらう	随時

本システムの機能の使い方

機能	使い方
カテゴリの公開範囲と管理員	「経営層向け報告」「利用部門向けガイド」のようにカテゴリを分け、それぞれ公開範囲と管理員を設定する
おすすめ設定・トップ設定	今読んでほしいコンテンツやニュースを目立たせる
ニュースの公開日時	稼働日のお知らせなどを、決まった日時に自動で公開する
プロジェクトダッシュボード（管理員向け）	ヘルス判定、予定との差、マイルストーン、エスカレーション案件、判断待ちの変更などが1画面に出る。報告の数字のもとにする
週次レポートのメール	機能スイッチ「週次レポートメール」をオンにすると、管理員とPgM担当に、毎週月曜の朝、状態・数字・近いマイルストーン・重大リスクが届く。報告のたたき台になる
PgM担当	プロジェクトの外の統括者に、閲覧専用で状況を見てもらう
体制図のExcelダウンロード	報告資料に体制を載せるときに使う
Slack・Teamsへの通知	毎朝のまとめ（期限超過・重大リスク・放置）を、関係者が見るチャンネルに流す
お問合せ	関係者からの質問を受け付け、確認・返信する

ダッシュボードの数字をそのまま渡さない ダッシュボードは管理員向けの画面です。経営層には、数字の意味と、判断してほしいことを添えた「状況報告」にまとめて渡します。

経営層向け状況報告のテンプレート

見出し	書く内容
全体の状況	「予定どおり／注意／遅れ」の3段階と、その理由を1〜2文で（ダッシュボードのヘルス判定の理由が使える）
今月の主な成果	完了した工程や承認された成果物
主なリスクと対策	優先度の高いリスクを3件まで（エスカレーション案件の重大リスクが候補）
品質の状況	未解決の不具合（致命的・重大）と、品質判定（危険・注意・良好）
判断をお願いしたいこと	変更要求など、経営層の判断が必要な項目（判断待ちの件数と待ち日数）
来月の予定	主な節目（マイルストーン）

まとめ

情報公開の設計は、「誰に・何を・どのくらいの細かさで・どこに」を決めることです。カテゴリの公開範囲やニュース、コンテンツに、ダッシュボードと週次レポートを組み合わせれば、1つの仕組みの中で、相手ごとにちょうどよい情報を届けられます。