権限設計の基本

この記事でわかること

プロジェクトの情報は、できるだけ多くの人と共有したほうが仕事は進みます。一方で、契約や人事にかかわる情報など、見せる相手を選ぶべきものもあります。本システムでは、権限によってアクセスできるページや階層、画面に表示されるボタンが変わります。この記事では、立場ごとの見せ方の考え方を紹介します。

プロジェクトでの権限は、管理画面の「会員権限」で設定します。

権限	できること	想定する人
閲覧のみ	公開されたコンテンツや、タスクの閲覧。書き込みはできない	状況を見せたいだけの関係者
参加者	タスク・WBS・コミュニティ・ファイル・タイムシートなど機能を一通り使える	プロジェクトの実務メンバー
管理員	参加者の権限に加え、管理画面での設定、プロジェクトダッシュボード、ベースラインの保存、スケジュール計算の反映などができる	プロジェクト責任者・事務局
PgM担当（権限とは別）	担当するプロジェクトを、PgMダッシュボードで横断して閲覧する（書き込みはできない）	複数プロジェクトを見る統括者

管理員にしかできない操作の例：スケジュール計算の反映、ベースラインの保存・削除、承認の依頼の取り下げ・承認者の取り外し（依頼者本人も可）、共有した絞り込みの他人分の削除、タイムシートの全員分のタスク別合計の閲覧、機能スイッチの変更。

方針	内容
原則は「共有」	課題やTODOは、なるべく多くのメンバーが見られるようにする。隠すほど、同じ問題の重複起票や認識のずれが起きる
例外だけ「制限」	契約・費用・評価など、限られた人だけが見る情報は、公開範囲を絞ったカテゴリやコミュニティで扱う
設定は管理員が行う	ユーザの承認、権限の変更、グループの設定は管理員の役割。メンバーの判断に任せない
役割が変わったら見直す	異動やプロジェクト離任のときは、その日のうちに権限を見直す（閲覧のみに下げる、承認の依頼から外す）
管理員は少人数＋複数人	管理員は少人数に絞る。ただし、不在でも設定を変えられるよう、2人以上にする

「管理員にはしたいが、全部は触らせたくない」場合は、管理員の「管理範囲」を限れます（管理画面の「会員権限」で設定。詳しくは「メンバーの承認と権限を管理する」）。

役割の例	管理範囲の選び方
広報・情報発信の担当	「コンテンツ・情報発信」だけ。ニュースやFAQを、更新できる
サーベイ・コミュニティの運営担当	「コミュニティ」だけ
現場の補佐役（TODO・課題の整理）	「プロジェクト管理」だけ。管理画面から一括で整理できる
プロジェクトの責任者・PMO	「すべて」（全権）。会員の権限、プロジェクト設定、機能スイッチ、お支払いは、全権の管理員だけ

全権の管理員は、不在時の備えとして、2人以上にしておきます。範囲を限った管理員は、その人数には含めません（会員の権限や設定を変えられないため）。

立場	見せるもの	設定のポイント
PM・PMO	すべて	管理員にする。少人数に絞る
社内メンバー	担当する管理機能、Wiki、ファイル、ニュース	参加者にする。起票・更新・コメントができる
外部ベンダー	担当範囲の課題・TODO・WBS、共有ファイル	参加者にする。社内の人事情報などはカテゴリの公開範囲で分ける
経営層・利用部門	ニュース、状況報告のコンテンツ	閲覧のみにする。詳細よりも「要点」が伝わる情報を用意する
統括者（複数プロジェクトを見る）	各プロジェクトの状況	PgM担当を依頼・承認する。プロジェクト内の書き込み権限は不要

本システムでは、セキュリティポリシーに合わせて、管理員がメンバー一覧（機能スイッチの「会員一覧」「オンライン会員一覧」）を無効にできます。次のような場合は、非公開を検討しましょう。

仕組み	効果
パスワードの暗号化（bcrypt）	管理員でもユーザのパスワードを見ることはできない
二要素認証（認証アプリ）	パスワードが漏れても、6桁コードがなければログインできない。各自がプロフィールで設定する
SSO（Google・Microsoft）	登録済みのアカウントと連携して、ログインを簡単にする。連携は各自がプロフィールで行う
権限によるアクセス制御	権限のない階層やページには入れない
権限による表示の切り替え	操作できないボタンは最初から表示されない
項目単位の更新履歴	誰がいつ何を変えたかが残る
定期バックアップ	データを定期的にクラウドストレージへ保存し、万一の際に復旧できる

二要素認証とSSOの運用ルールは、記事「二要素認証とSSOでアカウントを守る」を参照してください。

権限設計は「隠すため」ではなく、「安心して共有するため」に行います。原則は共有、例外だけ制限という方針で設定すれば、情報の風通しと安全性を両立できます。