システム活用法
ファイル管理のタグ設計
プロジェクトが進むと、ファイルはあっという間に数百、数千になります。フォルダを深く掘るやり方では、「どのフォルダに入れたか」を覚えている人しか探せません。本システムのファイル管理では、ファイルにタグを付けて分類し、必要なメンバーに共有できます。この記事では、探しやすいタグの付け方を紹介します。
タグは「3つの軸」で付ける
1つのファイルに複数のタグを付けられるのがタグの強みです。「設計工程の、承認済みの設計書」のように、組み合わせて絞り込めます。
タグ一覧の例
軸 | タグの例 | ルール |
|---|---|---|
種類 | 計画書、設計書、議事録、報告書、手順書、テスト結果、契約関係 | 必ず1つ付ける |
工程 | 要件定義、設計、開発、テスト、移行、運用 | ステージ名と同じ言葉を使う |
状態 | ドラフト、レビュー中、承認済み、旧版 | 状態が変わったら付け替える |
タグ設計のお作法
お作法 | 理由 |
|---|---|
タグは管理員が決め、一覧をWikiに載せる | 「設計書」「設計資料」「設計ドキュメント」のような表記ゆれを防ぐ |
タグの数は全部で20個程度まで | 多すぎると選ぶ人が迷う |
古い版は削除せず「旧版」タグを付ける | 過去の判断の根拠をたどれるようにする |
ファイル名にも日付か版を入れる | ダウンロード後も区別できる（例：基本設計書_v2_20261015） |
共有範囲の考え方
ファイルの種類 | 共有の目安 |
|---|---|
議事録・手順書・設計書 | プロジェクトメンバー全員 |
ベンダーとやり取りする資料 | 担当チームとベンダーのメンバー |
契約・費用・評価に関する資料 | PM・PMOなど必要な人だけ |
まとめ
タグは、ファイルを「置き場所」ではなく「意味」で探せるようにする仕組みです。種類・工程・状態の3つの軸でルールを決めておけば、誰でもすぐに目的のファイルにたどり着けます。