定例作業管理で「やり忘れ」をなくす
毎週の進捗報告、毎月のセキュリティ点検、四半期ごとの棚卸し――。プロジェクトには、決まった周期で繰り返す作業がたくさんあります。一つひとつは小さくても、忘れると大きな問題につながることもあります。本システムの定例作業管理を使えば、繰り返しの作業を一度登録するだけで、自動で作業を作ることができます。
しくみ
機能 | 内容 |
|---|---|
定例作業マスター | 作業の内容と、繰り返しの単位（日・週・月・年）と繰り返し数を登録する |
一括生成 | 期間を指定して、まとめて作業を作る |
自動生成 | サーバー側で自動的に作業を作る。作り忘れがない |
完了処理 | 作られた作業ごとに完了を記録する。いつ実施したかが残る |
マスター登録の例
作業 | 繰り返し | 担当 | 使いどころ |
|---|---|---|---|
週次進捗報告の提出 | 毎週 | 各チームリーダー | 定例会の前日までに提出 |
定例会の議事録作成 | 毎週 | PMO | Wikiに掲載 |
リスクの見直し | 毎月 | PM | 記事「PMBOKベースのリスク管理を実務に落とす」参照 |
アカウント棚卸し | 毎月 | 管理員 | 離任者のユーザ停止を確認 |
経営層への状況報告 | 毎月 | PM | ニュース・コンテンツで報告 |
契約・ライセンスの更新確認 | 毎年 | PMO | 期限の1か月前に確認 |
TODOやWBSとの違い
管理機能 | 向いている作業 |
|---|---|
定例作業 | 決まった周期でずっと繰り返す作業 |
TODO | その場で発生する、1回きりの作業 |
WBS | 計画に組み込み、日程や順番を管理する作業 |
運用のコツ
「毎回やっているのに記録がない作業」を探す：口頭の習慣になっている作業こそ、担当者が変わると抜け落ちます。
担当者を必ず決める：「みんなでやる」作業は、結局誰もやりません。
完了した記録を振り返りに使う：いつ実施したかが残るため、監査や報告のときの証跡になります。
不要になったら止める：工程が変わって不要になった定例作業は、マスターを見直しましょう。
まとめ
繰り返しの作業は、人の記憶ではなく仕組みに任せるのがいちばんです。定例作業管理でマスターを登録しておけば、作業は自動で作られ、実施の記録も残ります。