TODOの「完了基準」を書く技術
「あの資料、終わりましたか？」「はい、作りました」「え、まだレビューしていないですよね？」――。こうした行き違いは、何をもって完了とするかが決まっていないことから起こります。本システムのTODO管理と課題管理には「完了基準」の項目があります。この記事では、完了基準の書き方を紹介します。
完了基準とは
完了基準とは、「この状態になったら完了」と誰が見ても同じ判断ができる条件のことです。担当者・承認者・依頼した人が、同じゴールを見て作業できるようになります。
よい例・わるい例
書き方の型：「何が」「どうなっている」「誰が確認」
要素 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
何が（対象） | 成果物や作業の対象 | 説明資料 |
どうなっている（状態） | 数や場所など、目で確かめられる状態 | 10枚以内で、ファイル管理に登録されている |
誰が確認（確認者） | 完了を判断する人 | 承認者（課長）が承認している |
つなげると「説明資料が10枚以内でファイル管理に登録され、承認者（課長）が承認している」となります。
場面別の完了基準サンプル
TODO | 完了基準の例 |
|---|---|
会議の議事録を作る | 決定事項と宿題がWikiに掲載され、宿題はTODOとして起票されている |
要件をヒアリングする | ヒアリング結果を利用部門の代表が確認し、コメントで了承している |
テスト環境を準備する | テストチームがログインでき、手順書どおりに画面が動くことを確認済み |
ベンダーに見積を依頼する | 見積書を受領し、ファイル管理に登録されている |
操作説明会を開く | 説明会を実施し、参加者アンケート（サーベイ）の回答を締め切った |
本システムでの運用のコツ
起票時に書く：完了基準は、作業を始める前に書くことで効果を発揮します。空欄のままのTODOは、定例会で確認しましょう。
承認者を設定する：完了基準に「誰が確認」を書いたら、同じ人を承認者に設定します。
ステータスと組み合わせる：担当者は作業が終わったら「承認待ち」にし、承認者が完了基準を満たしているか確かめてから「完了」にします。
完了基準が変わったらコメントに残す：途中で条件が変わるのはよくあることです。変更の理由をコメントに書いておけば、項目ごとの更新履歴とあわせて経緯が分かります。
まとめ
完了基準は、一行でも効果があります。「何が・どうなっている・誰が確認」の型で書き、承認者とステータスを組み合わせれば、「終わった・終わっていない」の行き違いはほとんどなくなります。