コメントの書き方のお作法
本システムの各管理機能には、リッチテキストで書けるコメントがあり、対応状況の補足ややり取りを記録できます。コメントはウォッチしている人や担当者に通知されるうえ、あとから経緯を調べるときの大切な記録にもなります。この記事では、読み手に伝わるコメントの書き方を紹介します。
基本の型：「結論・理由・お願い」
更新履歴とコメントの役割分担
本システムは項目単位の更新履歴を自動で残します。そのため、コメントに「ステータスを変更しました」と書く必要はありません。
更新履歴（自動） | コメント（人が書く） | |
|---|---|---|
記録されること | 誰が・いつ・どの項目を・何から何に変えたか | なぜ変えたか、次に何をするか |
例 | 予定完了日：10/10 → 10/17 | ベンダーの回答待ちのため1週間延長。10/14に再確認します |
よくある書き方と改善例
改善前 | 改善後 |
|---|---|
確認しました。 | 【確認OK】手順書どおりに動作しました。完了にします。 |
対応中です。 | 原因は特定済みで、修正を進めています。10/12に修正版を出せる見込みです。 |
どうなってますか？ | 田中さん、進み具合を教えてください。明日の定例で報告が必要です。 |
（長文の経緯説明） | 1行目に結論、その後に箇条書きで経緯。表や見出しはリッチテキストで整える |
コメントのお作法
1行目に結論：通知や一覧で最初に目に入るのは1行目です。【対応完了】【確認依頼】【相談】のような見出しも効果的です。
お願いは「誰に・いつまでに」：相手と期限がないお願いは、誰も動きません。
資料は添付ファイルで：画面の写真やログは、コメントに添付してその場で見られるようにします。
別の話題は別の項目へ：コメントで新しい問題が出てきたら、新しく起票して関連付けます。
感情ではなく事実を：記録はあとで多くの人が読みます。事実と依頼を落ち着いて書きましょう。
まとめ
更新履歴が「何が変わったか」を、コメントが「なぜ・次に何を」を記録します。「結論・理由・お願い」の型で書けば、通知を受け取った人にも、半年後に経緯を調べる人にも伝わる記録になります。