システム活用法
チャット・メッセージ・コミュニティ・コメントの使い分け
この記事でわかること
本システムには、メンバーとやり取りする手段がいくつもあります。リアルタイムのチャット、テーマごとに議論するコミュニティ、各項目に付けるコメント、そして「全員に知らせる」ためのニュースなどです。便利な反面、使い分けを決めておかないと、大事な話がチャットに流れて見つからなくなります。
プロジェクトの機能スイッチでは、チャットの機能名は「メッセージ」です。画面では「チャット」と表示されます。オンライン会員一覧の「メッセージ」ボタンや、会員の詳細画面の「この人にメッセージを送る」は、その人との新しいチャットを始めるボタンです。
連絡手段の選び方
| 手段 | 特徴 | 向いている話 | 向いていない話 |
|---|---|---|---|
| コメント | 課題やTODOなどの項目に残る。担当者・ウォッチしている人に通知される | その項目の対応状況、確認依頼、判断の理由 | 項目と関係のない雑談 |
| チャット | メンバーやチームを選んで、個人・グループで会話。メンション、リアクション、ファイル添付（1メッセージに1件）、未読件数の表示 | 急ぎの確認、ちょっとした相談 | あとで見返す必要がある決定事項 |
| コミュニティ | テーマごとに投稿し、回答で議論する。「全員へのメンション」も使える | アイデア募集、ノウハウ共有、質問 | 急ぎの連絡 |
| ニュース | 管理員が発表する。公開日時やトップ固定を設定できる。ユーザコメントも付けられる | 全員に知らせたい決定事項・お知らせ | 個別の依頼 |
| Slack・Teams（外部連携） | 管理員が設定した通知先に、毎朝のまとめや、タスクの起票・更新が届く | 見落としを減らしたい、システムを開かない人への知らせ | 会話・議論（返信はシステム側で行う） |
いちばん大事なルール：「決まったことは記録に移す」
チャットで話がまとまったら、その結果を課題やTODOのコメント、またはWikiの決定事項に残します。チャットの記録は流れていくため、あとから探すのは大変です。
| チャットでの結論 | 移す先 |
|---|---|
| 「この不具合は来週のリリースで直すことになった」 | 該当する不具合のコメント |
| 「資料は金曜までに田中さんが作る」 | TODOとして起票 |
| 「今後、画面名はこの呼び方に統一する」 | Wikiの用語集・決定事項 |
| 「この変更は部長の承認をもらう」 | 変更管理の「承認」欄で、承認を依頼する |
チャットを使いやすくするコツ
- オンラインメンバーを確認してから話しかける：「オンライン会員一覧」で、今いる人が分かります。急ぎの相談相手を選べます。
- グループは目的ごとに作る：体制図のチーム（レベル）を選ぶと、そのチーム全員との会話になります。会話には名前を付けられます。
- 全員に知らせるときだけ「全員へのメンション」：参加者全員に通知が届くので、乱用しないようにします。
- 資料の受け渡しはファイル管理へ：あとで探す資料は、チャットに添付せず、ファイル管理に置きます。
- コミュニティは「質問しやすい場」に：「初歩的な質問歓迎」などのテーマを作ると、個別の問い合わせが減ります。
- ルールはWikiに書いて、最初に説明する：記事「プロジェクト開設の最初の1日でやること」のルールページに含めましょう。
通知との関係
チャットのメンションや、コミュニティの返信、項目へのコメントは、システム通知として届きます。ウォッチと通知の整理は、記事「ウォッチと通知の設計」を参照してください。なお、チャット自体の本文は、Slack・Teamsには流れません。外部連携で流れるのは、毎朝のまとめと、タスクの起票・更新です。
まとめ
やり取りは「流れてよいもの」と「残すべきもの」に分けて考えます。気軽な会話はチャットで、項目に関する話はコメントで、結論は必ず記録へ。このルールだけで、「言った・言わない」はぐっと減ります。