プロジェクト開設の最初の1日でやること

この記事でわかること

新しいプロジェクトを始めるとき、最初の設定を丁寧に行うかどうかで、その後の運用のしやすさが大きく変わります。この記事では、プロジェクト管理員が開設した日にやっておきたいことを、順番どおりのチェックリストとして紹介します。

チェックリスト

No.	やること	本システムでの場所	ポイント
1	プロジェクトを作る	「新しいプロジェクトを作成」	プロジェクト名とプロジェクトID（あとから変更できません）を決め、テンプレートを選びます。作った人が管理員になります
2	プロジェクト名・連絡先の設定	管理画面のプロジェクト設定	連絡先のメールアドレスには、お問合せの通知が届きます
3	外観の設定	管理画面のプロジェクト外観設定	テーマカラーとロゴで「自分たちのプロジェクト」らしさを出します
4	使う機能を選ぶ	管理画面の「機能スイッチ」	最初は基本セットだけ。詳しくは記事「機能スイッチの選び方」
5	ステータスを決める	管理画面の「ステータス」	名称・進捗率・説明の3点をそろえる。記事「ステータス設計のお作法」
6	分類・ステージを決める	管理画面の「管理カテゴリ」「ステージ」	工程をステージとして登録しておく
7	休日を登録する	管理画面の「休日マスター」	「日本の祝日を読み込む」で祝日をまとめて登録し、会社の休業日を足します
8	体制をつくる	管理画面の「組織階層」と「プロジェクト体制図」	グループ（レベル）の階層を設定すると、体制図が表示されます
9	メンバーを迎える	管理画面の「会員権限」	登録を承認し、権限（閲覧のみ・参加者・管理員）を設定します
10	ルールと使い方を載せる	Wiki・コンテンツ	「記録の書き方ルール」を1ページにまとめる
11	利用開始を知らせる	ニュース	トップ固定で、しばらく目立つようにする

プロジェクトを作るときのテンプレート

プロジェクトの作成画面では、次の4つのテンプレートから選べます。使う機能、ステータス、サンプルのWBSやTODOが最初から入ります。あとから自由に変更できます。

テンプレート	向いているプロジェクト	入るもの
一般的なプロジェクト管理	標準的な進め方をしたいとき	WBS・TODO・課題・リスク・変更・成果物・Wiki・ファイル・メッセージ・会員一覧・タイムシートと、立ち上げから完了までのサンプルWBS
ソフトウェア開発	要件定義からリリースまで進めるとき	上に加えて不具合管理。要件定義からリリースまでのサンプルWBS
小さなチーム・グループ	まず気軽に使い始めたいとき	TODO・Wiki・ファイル・メッセージ・コミュニティ・会員一覧だけの軽い構成
空のプロジェクト	全部自分で決めたいとき	何も入りません。機能スイッチから選びます

テンプレートで始めると、最初のTODO（メンバーを招待する、機能スイッチで使う機能を確認する、最初のタスクを自分で追加してみる）も入ります。サンプルのWBSの日付は、作成日からの日数で入ります。実際の計画に合わせて直してください。

初日に作っておきたい「ルールページ」の例

見出し	書く内容の例
記録先の選び方	TODO・課題・リスク・不具合・変更の使い分け（記事「TODO・課題・リスク・変更はどう使い分けるか」へのリンク）
タイトルの付け方	「【画面名】起きていること」のように、一覧で見て内容がわかる書き方
ステータスの意味	各ステータスにする条件
連絡のルール	チャット・コメント・コミュニティの使い分け
定例会の進め方	曜日・時間と、確認する画面（ダッシュボード、ボードなど）
通知の受け取り方	期限リマインダーのメールをオンにする方法（プロフィールの「メール通知」）

つまずきやすいポイント

メンバーを先に招待してしまう：ルールが決まる前に使い始めると、記録の書き方がばらばらになります。設定を終えてから招待しましょう。
最初から全部の機能をオンにする：メニューが多いと迷いの原因になります。
体制を後回しにする：グループが決まっていないと、主管チームや担当者を正しく設定できません。
休日を登録しないでWBSを作る：スケジュール計算が休日を考えずに行われます。先に登録しておきます。

まとめ

最初の1日で「器」と「ルール」を整えておけば、メンバーは迷わず使い始められます。このチェックリストを、新しいプロジェクトを立ち上げるたびに使ってください。