機能スイッチの選び方

なぜ機能を絞るのか

本システムにはたくさんの管理機能がありますが、すべてを最初から使う必要はありません。プロジェクト管理員は、管理画面の「機能スイッチ」で、使う機能を選んでオン・オフできます。この記事では、プロジェクトに合った機能の選び方を紹介します。

使わない機能がメニューに並んでいると、メンバーは「これも入力しなければいけないのか」と迷い、記録がいろいろな場所に散らばってしまいます。反対に、必要な機能だけが見えていれば、どこに何を書けばよいかがはっきりします。最初は少なく始めて、必要になったら増やすのが、定着させるいちばんの近道です。

グループ	機能
会員向けの機能	TODO、課題、リスク、不具合管理、成果物、定例作業、変更管理、WBS、サーベイ、コミュニティ、Wiki、ファイル管理、メッセージ（チャット）、会員一覧、オンライン会員一覧、タイムシート
プロジェクト全体の機能	新規登録・加入申請、PgM、お問い合わせフォーム、管理者からの言葉、リンク集、おすすめコンテンツ、人気コンテンツ、コメント欄、外部連携（Slack・Teams・API）、週次レポートメール、AI要約

ダッシュボード、通知、ウォッチ、カンバン（ボード）、保存した絞り込みなどは、スイッチなしで使えます。

機能	小規模・社内改善（〜10名）	システム導入（10〜50名）	ソフトウェア開発	大規模・複数ベンダー（50名〜）
TODO・課題	◎	◎	◎	◎
リスク	－	○	◎	◎
不具合管理	－	○	◎	◎
変更管理	－	◎	◎	◎
WBS	○	◎	◎	◎
成果物	－	○	◎	◎
タイムシート	－	○	○	○
定例作業	－	○	○	◎
ファイル管理・Wiki	◎	◎	◎	◎
チャット・コミュニティ	○	○	○	○
外部連携・週次レポート	－	○	○	◎
PgM	－	－	－	○

◎：はじめからオン　○：必要になったらオン　－：基本的に不要

こんなことが起きたら	オンにする機能
「もしかしたら…」という心配ごとが会議で何度も話題になる	リスク
要件や仕様がほぼ決まり、変更の要望が出はじめた	変更管理
テストが始まり、「不具合」の報告が課題に混ざりはじめた	不具合管理
作業の順番や日程の調整が、表計算では追いつかなくなった	WBS
設計書などの提出物が増え、どれが完成したか分からなくなった	成果物
見積と実績のずれが大きく、工数の根拠がほしい	タイムシート
週報や月次の点検など、決まった作業の抜け漏れが起きた	定例作業
日程調整や振り返りのアンケートをメールで集めている	サーベイ
Slack・Teamsで通知を受け取りたい	外部連携
管理員への報告のために、毎週数字を集めている	週次レポートメール
複数のプロジェクトをまとめて見る担当者がいる	PgM

機能スイッチの画面には、無料プラン向けに料金プランへのリンクが出ます。「AI要約」は、スイッチをオンにしても、有料プランのプロジェクトでなければ使えません（運営の設定が必要な機能のため、使えるかどうかは管理画面の表示に従ってください）。

オンにするときは一言添える：ニュースで「今週からリスク管理を使います。対象はこういうものです」と周知すると、メンバーが迷いません。
定期的に見直す：工程が変わる節目（要件定義の完了、テスト開始など）に、使う機能が合っているかを確認します。
オフにしても記録は消えない：スイッチをオフにしても、すでに入力された記録は残ります。ただし、その機能の画面は開けなくなります。ダッシュボードの集計からも外れる機能があります（バーンダウンの集計は、オンの機能だけが対象です）。
記録ルールとセットで決める：機能をオンにするときは、ステータスやカテゴリの定義も一緒に決めておくと、最初から記録がそろいます（記事「ステータス設計のお作法」を参照）。

機能スイッチは、プロジェクトの規模や段階に合わせて本システムを「ちょうどよい大きさ」にするための仕組みです。基本セットから始め、プロジェクトの成長に合わせて機能を増やしていきましょう。