ステータス設計のお作法

全員が同じ意味で読めるステータス

「この課題、どうなっていますか？」「対応中です」。よくある会話ですが、「対応中」がどこまで進んでいるのかは、人によって受け取り方が違います。本システムでは、管理員が管理機能ごとにステータスの名称・進捗率・説明を定義できます。この記事では、全員が同じ意味で読めるステータスの作り方を紹介します。

設定は、管理画面の「ステータス」で行います。

要素	役割	決め方のポイント
名称	一覧やボードの列に表示される名前	短く、動作や状態がわかる言葉にする（例：確認待ち）
進捗率	全体の進み具合を数字で表す	0%と100%は「未着手」と「完了」だけに使う
説明	そのステータスにする条件	「〜したら、このステータスにする」の形で書く
仕掛かり上限（WIP制限）	ボードの列に同時に置けるカードの目安	「対応中」など、たまりやすい列にだけ設定する。超えると列の見出しが赤くなる（保存は止めない）。空なら制限なし

進捗率には、普通の0〜100のほかに、次の特別な値があります。ダッシュボードの集計や、完了の判定に使われます。

進捗率	意味	集計での扱い
100	完了（クローズ）	完了として数える。承認が終わっていないと、この値のステータスにはできない場合がある（変更管理・成果物）
-2	中止・却下・対応しない	未解決に数えない。バーンダウンの対象からも外れる
-1	保留（不具合管理・変更管理の標準）	不具合では、未解決に含める

独自のステータスを作るときも、完了は100、中止は-2にしておくと、ダッシュボードの数字が正しく出ます。

管理機能	ステータスの例（進捗率）
TODO	未着手（0%）→ 作業中（50%）→ 承認待ち（90%）→ 完了（100%）
リスク	識別（0%）→ 評価済み（30%）→ 対応策実施中（60%）→ 監視中（80%）→ クローズ（100%）
成果物	未着手（0%）→ 作成中（40%）→ レビュー中（70%）→ 修正中（85%）→ 承認済み（100%）
不具合	新規（0%）→ 調査中（20%）→ 修正中（40%）→ 修正済み（60%）→ 再テスト中（80%）→ クローズ（100%）／対応しない（-2%）／保留（-1%）
変更管理	起票（0%）→ 調査中（20%）→ 判定待ち（40%）→ 承認待ち（60%）→ 対応中（80%）→ 完了（100%）／却下（-2%）／保留（-1%）

不具合と変更管理は、標準で上のステータスが用意されています。不具合の「修正済み（60%）」「再テスト中（80%）」にしたものは、起票者のマイダッシュボードで「あなたの再テスト（確認）待ち」として表示されます。この2つの段階を残しておくと、確認の漏れを防げます。

よくある失敗	起きること	対策
ステータスが多すぎる	どれを選べばよいか迷い、更新されなくなる	4〜6個に絞る
「対応中」が長く続く	本当に進んでいるのか分からない	対応中の中身を「対策決定」などに分ける。ボードの仕掛かり上限で、たまりを見える化する
担当者が自分で「完了」にする	依頼した人が納得していないまま閉じられる	「確認待ち」を設け、起票者が完了にする。変更管理・成果物は承認ワークフローを使う
説明が空欄	人によって使い方がばらばらになる	必ず「〜したら」の条件を書く
進捗率が名称とずれている	WBSの進捗や予定との差が、実態とずれる	名称と進捗率をセットで決め、「確認待ち＝90%」のように全員に周知する

プロジェクト開始前に決める：途中でステータスを変えると、それまでの記録と意味がずれてしまいます。
ボードの列として見てみる：ステータスはボードの列になります。左から右へ自然に流れるかを確かめましょう。
一覧での直接変更を活用する：定例会では、一覧上で担当者やステータスをその場で更新すると、会議がそのまま記録になります。
テンプレートで作ったプロジェクトは確認する：テンプレートによっては、ステータスが「未着手・対応中・完了・中止」の簡易な構成で始まります。必要なら増やします。

ステータスは、プロジェクト全員の「共通言語」です。名称・進捗率・説明の3つをそろえて定義しておけば、「対応中です」の一言でも、どこまで進んでいるかが正しく伝わります。