期限リマインダーと週次レポートのメール

前提

cto.jp には、画面を開かなくても状況が分かるように、2種類のお知らせメールがあります。どちらも、プロフィールに登録したメールアドレスに届きます。

期限リマインダー

自分が担当しているタスクのうち、期限が近いもの・過ぎているものを、毎朝まとめて1通で知らせます。

届く内容

• 件名は「【期限のお知らせ】対応が必要なタスクが○件あります」です。
• 所属しているプロジェクトごとに、次の3つに分けて載ります。
  • 期限を過ぎています
  • 今日が期限
  • 明日が期限
• 対象はTODO・課題・リスク・不具合管理・WBS・変更管理のタスクで、完了・中止にしたものは含まれません。プロジェクトで無効にしている機能の分は載りません。
• 1つのプロジェクトで、1つの区分につき8件までが載ります。それ以上ある分は、メールには載りません。ダッシュボードで確認してください。
• 各プロジェクトのダッシュボードへのリンクも付きます。

該当するタスクがまったくない日は、メールは届きません。

受け取る手順

1. 画面右上のユーザーメニューから「プロフィール」を開きます。
2. 「メール通知」の「期限リマインダー」にチェックを入れます。
3. 「保存」をクリックします。

注意
メールアドレスが登録されていないと届きません。プロフィールでメールアドレスを確認してください。迷惑メールのフォルダに振り分けられていないかも、ご確認ください。

週次レポート

プロジェクトの状況を、管理員とPgM担当へ、毎週月曜の朝にまとめて知らせるメールです。件名は「【プロジェクト名】週次レポート（状態: ○）」で、プロジェクトの状態（赤・黄・緑）と、その理由、期限超過・未解決リスク・未解決課題・判断待ちの件数、近いマイルストーン、重大リスクが載ります。

• プロジェクトごとに、管理員が機能スイッチ「週次レポートメール」をオンにしたときだけ送られます。
• プロフィールの「メール通知」に「週次レポート」の欄が出るのは、プロジェクト管理員、またはPgM担当の会員だけです。一般の参加者には、この欄は出ず、メールも届きません。
• PgM担当の方には、PgM担当のプロジェクトのうち、機能がオンのものごとに1通ずつ届きます。

レポートの見かたは、「プロジェクトダッシュボードの見かた（管理員向け）」をご覧ください。管理員がオンにする手順は、「PgMダッシュボードと週次レポートの設定（管理員・PgM担当向け）」にあります。

メールを止める・また受け取る

メール末尾のリンクで止める

どちらのメールも、末尾に「配信を止める」のリンクがあります。クリックすると、ログインしていなくても、その場で止まります。「配信を停止しました」の画面が出れば完了です。

• 止まるのは、そのメールの種類（期限リマインダー、または週次レポート）だけです。もう一方は止まりません。
• このリンクには有効期限がありません。古いメールからも、いつでも止められます。
• リンクはあなた専用です。他の人に転送しないでください。

プロフィールで変える

1. ログインして「プロフィール」を開きます。
2. 「メール通知」のチェックを外します（また受け取りたいときは、チェックを入れます）。
3. 「保存」をクリックします。

ポイント
配信を止めたあと、もう一度受け取りたいときは、プロフィールの「メール通知」でチェックを入れ直して保存します。

メールが届かないとき

メールの内容を見たうえで、詳しい状況は画面で確認します。期限のあるタスクは「マイダッシュボードの見かた（今日何をすべきか）」から開けます。