システム活用法
コンテンツ・ニュース・FAQ・Wikiの使い分け
本システムには、情報を発信する場所がいくつもあります。ニュース、FAQ、コンテンツ、Wiki。どれも「情報を載せる場所」ですが、役割が違います。置き場所を決めておかないと、「どこに書いてあったっけ？」が起きてしまいます。この記事では、情報の寿命で置き場所を決める考え方を紹介します。
情報の「寿命」で置き場所を決める
4つの機能のちがい
機能 | 向いている情報 | 便利な機能 | 書く人 |
|---|---|---|---|
ニュース | 今すぐ知らせたいこと | 公開日時の設定、トップ固定 | 管理員 |
FAQ | 何度も聞かれる質問と答え | 質問と答えの形で整理 | 管理員 |
コンテンツ | じっくり読んでほしい説明・ガイド | カテゴリの階層、公開範囲、承認、おすすめ設定 | メンバーが投稿し、承認後に公開 |
Wiki | チームで育てる知識 | 版管理 | メンバー全員 |
「これはどこに載せる？」例
情報 | 置き場所 |
|---|---|
来週土曜日にシステムを停止します | ニュース（公開日時を設定し、トップ固定） |
パスワードを忘れたときはどうすればいい？ | FAQ |
新しい業務の流れと操作ガイド | コンテンツ（利用部門向けカテゴリ） |
定例会の決定事項 | Wiki |
本番稼働のお知らせと、詳しい手順の案内 | ニュースで知らせ、詳細はコンテンツへリンク |
運用のコツ
ニュースは「短く、詳しくはリンク」：ニュースに長文を書くと読まれません。要点と、詳細ページへのリンクだけにします。
トップ固定は本当に大事なものだけ：固定が多いと、どれも目立たなくなります。
FAQは問い合わせから育てる：お問合せやコメントで2回聞かれたことは、FAQに追加しましょう。
コンテンツは読者でカテゴリを分ける：「利用部門向け」「開発チーム向け」のように分け、公開範囲も合わせて設定します。
まとめ
今知らせたいことはニュース、何度も聞かれることはFAQ、じっくり読ませたいことはコンテンツ、みんなで育てる知識はWiki。置き場所のルールを決めておけば、発信する側も読む側も迷いません。