システム活用法
週次定例会議を本システムで回す
画面を映して、その場で更新する
週次の定例会のために、毎週何時間もかけて報告資料を作っていませんか。本システムで日々の記録がそろっていれば、資料を作る必要はありません。画面をそのまま映して話し、その場で更新する。それだけで、会議の準備と記録の手間が大きく減ります。
60分のアジェンダ例
| 時間 | 議題 | 見る画面 | 確認すること |
|---|---|---|---|
| 5分 | 全体の状態 | ダッシュボード（プロジェクトダッシュボード） | ヘルス判定（赤・黄・緑）、予定との差、前週比（↑↓）、エスカレーション案件 |
| 5分 | ニュース・連絡 | ニュース | 今週のお知らせ、体制の変更 |
| 15分 | WBS・進捗 | WBS、スケジュール計算、ベースライン | クリティカルパス上の遅れ、フロートが減っている作業、ベースラインからのずれ |
| 10分 | 課題・不具合 | 課題・不具合のボードと一覧 | 新規、期限切れ、同じステータスで止まっているもの、仕掛かり上限を超えた列。不具合は「品質」の判定（致命的・重大の未解決、長期未解決） |
| 10分 | リスク・変更 | リスク一覧・変更一覧、ダッシュボードの「判断待ち」 | 優先度の高いリスクの状況、判定・承認が必要な変更要求、承認待ちで止まっている依頼 |
| 5分 | バーンダウン | ダッシュボードの「バーンダウン・ベロシティ」 | 残りの作業量の推移が、理想線より上に離れていないか |
| 10分 | まとめ | TODO | 会議で決まった宿題を、その場で起票する |
会議の前・中・後にやること
| タイミング | 誰が | やること |
|---|---|---|
| 前日まで | 各担当者 | 自分の担当項目のステータスと進み具合を更新しておく。実績時間があればタイムシートに入力しておく |
| 当日の朝 | 管理員・PgM担当 | 週次レポートのメール（毎週月曜の朝に届く）で、状態と数字を確認する |
| 会議中 | 進行役（PMO） | 画面を映し、一覧上で担当者・ステータスを直接変更する。ボードでは、カードをドラッグしてステータスを変える |
| 会議中 | 書記 | 決定事項をメモし、宿題はその場でTODOに起票する |
| 会議後 | 書記 | 議事録をWikiに掲載し、関係する課題にはコメントで決定内容を残す |
議事録のテンプレート（Wiki）
| 見出し | 書くこと |
|---|---|
| 日時・参加者 | 開催日時と出席者 |
| 決定事項 | 決まったことを箇条書きで。関係する課題・変更の名前も書く |
| 宿題 | 起票したTODOの一覧（担当者・期限） |
| 次回の確認事項 | 次の定例会で確認すること |
Wikiは更新のたびに版が残るため、あとから修正しても過去の内容を確認できます。
運用のコツ
- 「更新してから会議に来る」をルールにする：会議中に一件ずつ状況を聞くと、時間が足りなくなります。
- 話すのは「例外」だけ：順調な項目は飛ばし、遅れや判断が必要な項目に時間を使います。ダッシュボードの赤・黄の理由が、そのまま議題の候補になります。
- 宿題は必ずTODOにする：議事録に書くだけでは、担当者や期限が追えません。
- 定番の見せ方は保存する：「期限切れだけ」「今週の不具合だけ」といった絞り込みを保存しておくと、毎回すぐに開けます（記事「保存した絞り込みでチームの定番ビューを作る」）。
- 定例会そのものも定例作業に：議事録作成などを定例作業として登録すると、担当の抜けがなくなります。
まとめ
本システムを使った定例会は、「報告する場」から「決める場」に変わります。日々の記録がそのまま会議資料になり、会議で決めたことはその場で記録に反映されます。