課題管理のお作法
課題一覧を見ると、何か月も前に起票されたまま動いていない課題が並んでいる――。多くのプロジェクトで見られる光景です。課題は「書くこと」より「閉じること」が大切です。この記事では、本システムで課題を確実に解決に向かわせるためのお作法を紹介します。
課題を放置させない3つの仕組み
起票時に決める項目
項目 | 決め方 | よくある失敗 |
|---|---|---|
タイトル | 「【対象】起きていること」の形で、一覧で内容が分かるように | 「確認事項」「質問」のような中身の分からないタイトル |
主管チーム | 解決に責任を持つチームを1つ選ぶ | 複数チームにまたがるため誰も持たない |
担当者 | 実際に動く人を1人決める | チームのリーダーが全部持ち、手が回らない |
承認者 | 対策を決める権限がある人 | 担当者が自分で判断して閉じてしまう |
予定完了日 | いつまでに解決しないと困るかで決める | 空欄のまま。または全部「今週中」 |
完了基準 | 何ができたら解決か（記事「TODOの完了基準を書く技術」参照） | 「対応する」だけで終わりが分からない |
主管チームの決め方
状況 | 主管チームにするのは |
|---|---|
原因がはっきりしている | 原因のある領域のチーム |
原因が分からない | まず調査するチーム（原因が分かったら付け替える） |
複数のチームにまたがる | 取りまとめ役（多くの場合PMO）。関係チームには関連TODOを起票 |
社外の回答待ち | 窓口となっているチーム |
定例会での確認手順
順番 | 確認すること | 画面 |
|---|---|---|
1 | 新しく起票された課題の主管チーム・担当者・期限は妥当か | 課題一覧（起票日の新しい順） |
2 | 予定完了日を過ぎた課題はないか | 課題一覧（予定完了日の古い順） |
3 | 同じステータスのまま動いていない課題はないか | カンバンボード |
4 | 自分たちで解決できず、上位の判断が必要な課題はないか | 承認者・PMへの報告 |
一覧上では担当者やステータスをその場で変更できるので、会議で決めたことをすぐ反映できます。
運用のコツ
期限を過ぎたら「理由と新しい期限」をコメントする：黙って期限を延ばすと、遅れの経緯が分からなくなります。
関係者にはウォッチしてもらう：ウォッチ登録した人には更新やコメントが通知されるため、状況を聞いて回る手間が減ります。
1つの課題に1つの問題：話が広がってきたら、新しい課題に分けて関連付けます。
解決に計画変更が必要なら変更管理へ：課題の中で勝手に計画を変えず、変更要求を起票します。
まとめ
担当をはっきりさせる、期限を見える化する、定例で確認する。この3つを本システムの項目と画面で習慣にすれば、課題は「たまる場所」から「解決に向かう場所」に変わります。