WBSの作り方 ― 階層に上限がないときの設計のコツ

この記事でわかること

WBS（作業分解構成）は、プロジェクトでやるべき作業を、管理しやすい大きさに分けて並べたものです。本システムのWBS管理は階層に上限がないため、どんな規模のプロジェクトにも対応できます。その一方で、「どこまで細かくすればよいのか」に迷う方も多いでしょう。この記事では、WBSを作る手順とコツを紹介します。

基本の考え方：成果物から分解する

WBSは「何をするか」より先に「何を作るか」から考えると、抜け漏れが少なくなります。まず成果物を洗い出し、それを作るための作業に分けていきます。

本システムのWBSの部品

部品	意味	入力する主な項目
計画行（親項目）	配下の作業をまとめる行。予定期間と計画人日の「上限」を定める	予定開始日・予定完了日・計画人日
作業行（いちばん下の行）	実際に作業する行。進捗はここに入れる	担当者、主管チーム、ステータス、予定開始日・予定完了日、計画人日

計画人日は小数1桁まで入力できます（例：2.5人日）。実績人日は入力しません。タイムシートに入った時間を、1人日あたり8時間で割った値が表示されます（記事「タイムシートで実績を残し、見積の精度を上げる」）。

作成の手順

手順	やること	ポイント
1	最上位にプロジェクト名を置く	1つのプロジェクトに1つ
2	2階層目に工程または主要な成果物を並べる	ステージ（工程）の名前とそろえる
3	成果物を作るための作業に分解する	「〜を作る」「〜を確認する」のように動詞で書く
4	いちばん下の作業に担当者・予定期間・計画人日を入れる	担当者は1人に決める
5	作業どうしの先行・後続を設定する	依存タイプとラグも使える（記事「依存タイプとラグを使いこなす」）
6	「管理者ツール」の「計画チェック」「先行後続チェック」「負荷分析」で確認する	無理のある計画をこの時点で直す
7	「スケジュール計算」でクリティカルパスを確認し、よければ「計算結果を反映」する	日付は自動では変わりません。反映は管理員のみ
8	計画が固まったら「ベースライン」に保存する	のちの変更を比べる基準になる（記事「ベースラインで計画の変更を説明できるようにする」）

何階層まで分けるか

プロジェクト規模	階層の目安	構成の例
小規模（〜10名）	3階層	プロジェクト → 工程 → 作業
中規模（10〜50名）	4階層	プロジェクト → 工程 → 成果物 → 作業
大規模（50名〜）	5階層以上	プロジェクト → サブプロジェクト → 工程 → 成果物 → 作業

階層に上限がないからといって、深くしすぎる必要はありません。「いちばん下の作業が適切な大きさになったら止める」のが原則です。

いちばん下の作業の「ちょうどよい大きさ」

目安	理由
期間は1〜10日程度	長すぎると遅れに気づくのが遅れる。短すぎると管理の手間が増える
担当者1人で完了できる	責任があいまいにならない
終わったかどうかがはっきりわかる	進み具合を正しく報告できる

計画チェックを活かす

「管理者ツール」の「計画チェック」では、計画行の計画値と、配下の作業の集計を比べます。配下の合計が計画行の上限を超えているものは「超過」、余りがあるものは「余裕」、配下の作業がないものは「未計画」と表示されます。たとえば「計画行の計画人日が10なのに、配下の作業の合計が14」のような無理のある計画を見つけられます。作成したら必ず確認し、矛盾をなくしてから計画を確定しましょう。

あわせて「負荷分析」で、特定のメンバーに作業が集中していないかも確認します（記事「負荷の確認と平準化」）。

見せ方を使い分ける

階層のリスト：計画づくりと、親子関係の確認に向いています。
ガント：期間の重なりと、本日線・稲妻線で、遅れの把握に向いています。
ボード：作業行をステータスごとの列に並べます。朝会で、今日動かす作業を確認するのに向いています（記事「WBSボードとカンバンで朝会を回す」）。

運用のコツ

WBSとTODOを使い分ける：計画に組み込む作業はWBS、その場で発生する小さな作業はTODOにします。
課題・変更と関連付ける：課題や変更要求で見直した作業は、関連設定でつなぎます。
最初から完璧を目指さない：先の工程は粗く作り、近づいてきたら細かくする「段階的な詳細化」で十分です。
Excelで出力できる：WBSの一覧はExcel・CSVでダウンロードできるので、報告資料にも使えます。

まとめ

WBSは、成果物から分解し、いちばん下の作業をちょうどよい大きさにそろえるのがコツです。階層に制限のないWBSと計画チェックを使えば、規模にかかわらず無理のない計画を作ることができます。