「関連設定」と「先行・後続設定」で管理項目をつなぐ
プロジェクトの記録は、1件ずつ見るとただのメモです。しかし「このリスクが現実になって、この課題が生まれ、その解決のためにこの変更を決めた」とつながると、プロジェクトの歩みそのものになります。本システムの「関連設定」と「先行・後続設定」は、このつながりを記録するための機能です。
2つの「つなぐ」機能のちがい
関連設定 | 先行・後続設定 | |
|---|---|---|
表すもの | 「関係がある」というつながり | 「これが終わったら次へ」という順番 |
たとえると | 本の「参照ページ」 | 料理の「手順」 |
答えられる質問 | なぜこうなったのか？何に影響するのか？ | 何を先に終わらせるべきか？遅れたら何が止まるか？ |
つなげる相手 | TODO・課題・リスク・変更・WBS・成果物などの管理機能どうし | TODO・課題・リスク・変更・WBSの項目どうし |
関連設定でできる「ひとつの物語」
下の図は、よくある流れの例です。どの項目を開いても、関連の一覧から前後の経緯をたどれます。
一般的な管理表では、リスク表・課題表・変更管理表が別々のファイルになりがちで、「この変更はどの課題から来たのか」を探すのに時間がかかります。本システムでは、同じ仕組みの中でつながっているため、クリックだけで行き来できます。
関連設定のお作法
場面 | やること | 効果 |
|---|---|---|
リスクが現実になった | 新しく課題を起票し、元のリスクと関連付ける | 「予測していたリスクだった」ことが記録に残り、対応策の見直しに役立つ |
課題の解決に計画変更が必要 | 変更要求を起票し、課題と関連付ける | 変更を判定する人が、背景をすぐ確認できる |
変更が承認された | 影響するWBSタスクと関連付ける | スケジュールがなぜ変わったのかを後から説明できる |
会議で決まった宿題 | TODOを起票し、議題になった課題と関連付ける | 課題を開けば、残りの宿題が一目でわかる |
成果物にかかわる指摘 | 課題やTODOを成果物と関連付ける | 成果物の画面に関連する指摘の一覧が表示され、完成度を判断しやすい |
先行・後続設定のお作法
先行・後続設定は「順番」を表します。たとえば「課題Aが解決しないと、TODO Bに着手できない」という関係を記録しておくと、担当者どうしが待ち状態に気づきやすくなります。
本当に待つ関係だけを設定する：「なんとなく関係がある」は関連設定で表します。順番を設定しすぎると、計画が必要以上に硬くなります。
WBSではスケジュール計算に使われる：WBSのタスクどうしの先行・後続は、日程の自動計算やクリティカルパスの判定のもとになります。
管理機能をまたいでもよい：「変更の承認（変更）が終わってから、設計のやり直し（WBS）を始める」のように、種類の違う項目どうしでも順番を表せます。
活用のコツ
起票したその場でつなぐ：あとでまとめて設定しようとすると、たいてい忘れます。
会議の最後に確認する：「今日新しく出た項目は、何かとつながっていますか？」と一言確認するだけで、つながりの抜けが減ります。
引き継ぎのときに威力を発揮する：新しい担当者は、関連をたどるだけで経緯を理解できます。説明資料を別に作る手間が大きく減ります。
まとめ
関連設定は「なぜ」を、先行・後続設定は「順番」を記録します。この2つを習慣にすると、記録がつながり、プロジェクトの状況を誰にでも説明できるようになります。これが、別々の表で管理する方法にはない、本システムの大きな強みです。